Wpisy oznaczone ‘Enterprise Content Management’
System DMS (Document Management System)
wtorek, 27 Kwiecień 2010
System DMS (Document Management System) tłumaczony jest na język polski jako system zarządzania dokumentami. W ogólności są to narzędzia informatyczne, służące do organizowania, zarządzania i przetwarzania dokumentów. Użytkownicy systemu DMS mają możliwość wspólnego dostępu, gromadzenia oraz modyfikacji dokumentów należących do centralnego repozytorium.
Główne funkcje systemów zarządzania dokumentami:
- Operacje podstawowe na dokumentach – tworzenie, edycja, kopiowanie, usuwanie,
- Organizacja – w obrębie systemu DMS dokumenty tworzone są w ścisłej hierarchii oraz grupowane za pomocą katalogów,
- Klasyfikacja – każdy dokument może zostać opisany za pomocą tagów; pozwala to na przydzielenie dokumentów do odpowiednich kategorii, co ułatwia ich późniejsze wyszukiwanie,
- System wersjonowania – system przechowuje każdą wersję dokumentu, począwszy od jego utworzenia; pozwala to na podgląd historii zmian oraz powrót do dowolnej wersji,
- Zarządzanie obiegiem dokumentów (Workflow) – system DMS umożliwia tworzenie łańcucha użytkowników, którzy są odpowiedzialni za wykonanie określonych zadań związanych z dokumentem (prace projektowe, recenzje) w ustalonej kolejności,
- Archiwizacja – jeżeli dane nie będą już wykorzystywane w systemie, mogą zostać zarchiwizowane; archiwizacja pozwala na przeprowadzenie audytu
- System powiadomień o zmianach w dokumencie – każdy użytkownik ma możliwość otrzymywania powiadomień (za pomocą poczty e-mail lub z poziomu systemu) o zmianach w interesującym go dokumencie.
System DMS stanowi często jeden z modułów systemu ECM. Daje to użytkownikom dodatkowe korzyści, np. narzędzia wspomagające pracę grupową nad konkretnym dokumentem tj. wiki, forum, blogi. System DMS jest alternatywą dla przechowywania dokumentów w tradycyjnej postaci – przyspiesza ich wyszukiwanie, proces recenzji, zapobiega zagubieniu a także zaoszczędza przestrzeń.
Tagi: DMS, Document Management System, ECM, Enterprise Content Management, system DMS, system ECM
Kategoria: Baza wiedzy | Brak komentarzy »
System ECM (Enterprise Content Management)
wtorek, 30 Marzec 2010
Oficjalna definicja systemu klasy ECM (Enterprise Content Management) została sformułowana w 2005 roku przez AIIM – globalne stowarzyszenie dla użytkowników oraz dostawców oprogramowania ECM. Wg tej definicji system ECM to strategie, metody oraz narzędzia stosowane do przechwytywania, zarządzania, gromadzenia, archiwizacji oraz dostarczania dokumentów i innych danych (ze wszystkich obszarów przedsiębiorstwa), niezbędnych do wykonywania procesów organizacyjnych zachodzących w przedsiębiorstwie. Narzędzia i strategie ECM pozwalają na zarządzanie nieustrukturyzowanymi informacjami, niezależnie od ich lokalizacji.
System ECM, tłumaczony na język polski jako system pracy grupowej, jest jednym z wielu zagadnień związanych z zarządzaniem danymi (ang. Content Management). W rzeczywistości pojęcie ECM zapewnia użytkownikom znacznie bardziej rozbudowaną funkcjonalność i więcej funkcjonalności niż tylko zarządzanie danymi przedsiębiorstwa. Nie jest to tylko zamknięty produkt, ale także sposób strategii i organizacji korzystania z dostępnych informacji. Produkt do zarządzania danymi staje się systemem klasy ECM, jeżeli tradycyjna funkcjonalność z zakresu zarządzania danymi (m.in. tradycyjne archiwum, zarządzanie dokumentami, obieg dokumentów), jest połączona z komponentami webowymi. Aczkolwiek idea ECM nie polega tylko na dodatkowym wykorzystaniu technologii webowych. System ECM przede wszystkim umożliwia zarządzanie ustrukturyzowanymi oraz nieustrukturyzowanymi informacjami przedsiębiorstwa. Udostępnia on też mechanizmy wspomagające zarządzanie danymi, takie jak automatyczna klasyfikacja informacji, profilowanie oraz zapis operacji webowych itp.
Trzy kluczowe założenia systemów klasy ECM to:
- Warstwa pośrednia – system klasy ECM z założenia rozwiązuje problemy z ograniczeniami systemów o architekturze „wysp”. Duży nacisk kładziony jest na możliwość integracji z innymi aplikacjami. ECM oferuje infrastrukturę opartą o technologie webowe. Może być wykorzystywany jako dodatkowa platforma wspomagająca funkcjonowanie systemów wielostanowiskowych oraz systemów o architekturze klient/serwer.
- Niezależne komponenty – funkcjonalność systemu jest udostępniana jako niezależne usługi, która może być wykorzystana z poziomu dowolnych aplikacji przedsiębiorstwa. Pozwala to na uniknięcie zbędnych, drogich i trudnych w utrzymaniu równoległych funkcji. Z uwagi na niezależność i odseparowanie usług, standard interfejsów umożliwiających ich komunikację gra kluczową rolę w przypadku systemów ECM.
- Centralne repozytorium dla wszystkich typów informacji – ECM zapewnia hurtownię danych, która gromadzi informacje dotyczące przedsiębiorstwa w repozytorium o jednolitej strukturze. Pozwala to eliminację problemów związanych z nadmiernością oraz spójnością informacji. Wszystkie aplikacje przedsiębiorstwa dostarczają dane do jednego repozytorium, co w konsekwencji zapewnia każdej z nich dostęp do dowolnych informacji.
ECM to zbiór komponentów oraz technologii, które ze względu na oferowaną funkcjonalność dzielą się na 5 kategorii:
- Przechwytywanie,
- Zarządzanie,
- Gromadzenie,
- Dostarczanie,
- Długoterminowa archiwizacja danych.
Tradycyjne moduły systemu ECM to:
- DM (Document Management) – zarządzanie dokumentami,
- Collaboration – narzędzia współpracy grupowej,
- WCM (Web Content Management) – zarządzanie treścią strony internetowej,
- RM (Records Management) – archiwizacja danych,
- Workflow/BPM – obieg dokumentów/zarządzanie procesami biznesowymi.
System ECM
Moduły do zarządzania danymi mogą być używane w dowolnych kombinacjach i łączą się także z przechwytywaniem, gromadzeniem, dostarczaniem oraz archiwizacją.
DM, Collaboration, WCM, Workflow i BPM służą do zarządzania dynamiczną częścią cyklu życia danych. Natomiast RM odpowiada za archiwizację i zabezpieczenie danych, które nie zostaną już zmienione (są one wykorzystywane w przypadku przeprowadzania audytu).
Tagi: DMS, ECM, Enterprise Content Management, system DMS, system ECM
Kategoria: Baza wiedzy | Brak komentarzy »
