Openbravo ERP składa się z dziewięciu modułów, z których każdy odpowiedzialny jest za zarządzanie odrębnym obszarem przedsiębiorstwa. Dostęp do modułów oraz transakcji jest kontrolowany za pomocą odpowiednich ról i uprawnień.

Zarządzanie głównym danymi

Ponieważ pewne dane systemu są współdzielone przez wszystkie moduły, niezbędne było utworzenie takiego obszaru, w którym użytkownik mógłby definiować najistotniejsze z punktu widzenia przedsiębiorstwa informacje. Takim obszarem jest moduł Zarządzanie głównymi danymi. Jak sama nazwa wskazuje, pozwala on na kompleksowe zarządzanie informacjami odnośnie np. produktów, partnerów biznesowych oraz cenników. Struktura tych danych jest bardzo rozbudowana, a dzięki tworzeniu dowolnych kategorii oraz powiązań z innymi obiektami systemu, możliwe jest rejestrowanie wszystkich niezbędnych informacji.

Zarządzanie zamówieniami

Wspomaganie procesu zaopatrywania przedsiębiorstwa w materiały stanowi kluczową rolę, szczególnie w przypadku firm produkcyjnych. Openbravo ERP umożliwia planowanie przyszłego zapotrzebowania w oparciu o plan produkcji. Jeżeli na magazynie nie znajduje się odpowiednia ilość wymaganych surowców, uprawnione osoby mogą automatycznie zgłosić zapotrzebowanie na nie. Następnie planista zapotrzebowania zarządza procesem nabycia odpowiednich produktów. Funkcjonalność systemu wspiera użytkownika również na tym etapie – w przypadku dokonania zakupu w systemie gromadzone są wszystkie informacje odnośnie faktury zakupu. Następnie system automatycznie generuje odpowiednie wpisy księgowe, dzięki czemu nie muszą być one wprowadzane ręcznie. Na podstawie faktury zakupu może także zostać wygenerowane przyjęcie na magazyn. Rozbudowane raporty pozwalają na analizę takich zestawień jak zakupy, pokwitowania za materiały oraz faktury zakupu.

Gospodarka magazynowa

Standardowa funkcjonalność modułu Gospodarka magazynowa Openbravo ERP jest na tyle bogata, iż spełnia podstawowe założenia systemu klasy WMS. Możliwość definiowania struktury dowolnej ilości magazynów oraz dostęp do zawsze aktualnych informacji o ich stanach pozwala na kompleksowe zarządzanie gospodarką magazynową przedsiębiorstwa. Każdy z produktów jest zlokalizowany za pomocą współrzędnych X, Y, Z. System umożliwia także ich śledzenie dzięki możliwości integracji z czytnikiem kodów kreskowych oraz rejestrowaniu wszelkich przesunięć magazynowych. Kolejną zaletą jest możliwość zarządzania zapasami w transporcie – definiowanie tras, firm transportowych oraz frachtu. Koszty transportu obliczane są automatycznie. W przypadku przyjęcia towaru na magazyn użytkownik może wygenerować i wydrukować odpowiedni dokument. Na dalszym etapie przetwarzania surowców (wykonanie procesów produkcyjnych) stany magazynowe są automatycznie uaktualnianie, zgodnie ze zużyciem istniejących i utworzeniem nowych produktów wejścia/wyjścia. System umożliwia także wykonanie inwentaryzacji produktów znajdujących się na magazynie oraz modyfikację danych odnośnie stanów magazynowych zgodnie z jej wynikiem. Rozbudowane raporty analityczne pozwalają kontrolę magazynu, ofert, transakcji, stanów magazynowych, wysyłki itp.

Planowanie zapotrzebowania materiałowego (MRP)

Moduł MRP (Material Requirement Planning) umożliwia optymalne zarządzanie produkcją. Zapotrzebowanie materiałowe jest obliczane za pomocą zdefiniowanej metody planowania – w oparciu o oczekujące zlecenia zakupu, sprzedaży, produkcji lub prognozę sprzedaży. Algorytm systemu sugeruje użytkownikowi najbardziej korzystną dla przedsiębiorstwa datę dokonania zakupu towarów, rozpoczęcia procesu produkcyjnego oraz realizacji sprzedaży. Uwzględniane są także poziomy zapasu bezpieczeństwa. Wynikiem działania algorytmu jest plan produkcji, który w razie potrzeby może zostać dostosowany ręcznie przez użytkownika.

Zarządzanie produkcją

Planowanie produkcji w Openbravo ERP może zostać przeprowadzone na dwa sposoby. Pierwszy z nich zakłada wykorzystanie opisanego powyżej modułu MRP (Material Requirement Planning). Na podstawie otrzymanego w taki sposób planu produkcji system generuje plan procesów produkcyjnych. Innym sposobem jest manualne definiowanie planu procesów produkcyjnych poprzez określanie jego poszczególnych etapów, z uwzględnieniem produktów wejścia/wyjścia, a także czasu, kosztu i sposobu ich wytworzenia. Openbravo ERP umożliwia kontrolę wykonywanej produkcji na jej dowolnym etapie. Ponadto możliwa jest także kontrola jakości wytwarzanych produktów oraz uwzględnienie prac konserwacyjnych maszyn. Cały proces jest zintegrowany z gospodarką magazynową, dzięki czemu użytkownicy systemu mają dostęp do zawsze aktualnych danych odnośnie stanów magazynowych. Dzięki szczegółowym raportom produkcyjnym, takim jak: dzienny raport zleceń produkcji, statusu wykonania produkcji, oczekujących zleceń itp., użytkownicy systemu mogą na bieżąco kontrolować kwestie produkcyjne przedsiębiorstwa.

Zarządzanie sprzedażą i zarządzanie relacjami z klientem

Możliwość generowania dokumentów na podstawie uprzednio wprowadzonych ma diametralny wpływ na usprawnienie procesu zarządzania sprzedażą w Openbravo ERP. Faktury sprzedaży generowane są na podstawie utworzonych zleceń sprzedaży, wysyłki na podstawie zamówień, wpisy księgowe na podstawie przeprowadzonych operacji finansowych itp. Dzięki temu użytkownik wykonuje pracę jednokrotnie, co znacznie przyspiesza wykonanie procesu o pozwala zminimalizować ilość błędnie wprowadzonych danych. Moduł pozwala także na kompleksowe zarządzanie rabatami, cennikami oraz wypłatami prowizji. Szczegółowe raporty sprzedażowe pozwalają na analizę zleceń sprzedaży, wysyłek, zwrotów, oczekujących sprzedaży oraz faktur. W przypadku gdy przedsiębiorstwo oparte jest o sprzedaż detaliczną, Openbravo oferuje system sprzedaży Openbravo POS, który jest w pełni zintegrowany z Openbravo ERP oraz specjalistycznymi urządzeniami sprzedaży. Dodatkowo system został całkowicie dostosowany przez firmę eVolpe do polskich warunków prawno-finansowych. Kolejnym produktem firmy eVolpe jest aplikacja dla przedstawicieli handlowych mSales Openbravo ERP, w pełni zintegrowana z systemem głównym.

Zarządzanie projektami i usługami

Gdy działalność firmy opiera się w dużej mierze na wykonywaniu projektów (zewnętrznych lub wewnętrznych), istotnym zagadnieniem jest możliwość zarządzania ich realizacją. Openbravo ERP oferuje w tej kwestii funkcjonalność pozwalającą na zarządzanie dwoma typami projektów: standardowym wielofazowym oraz usługowym. Projekt wielofazowy znajduje swoje zastosowanie w przypadku tradycyjnych projektów, składających się z określonych faz oraz zadań do wykonania w ramach tych faz. Z każdą fazą (a nawet konkretnym jej zadaniem) można powiązać odpowiednie zasoby ludzkie oraz ustalenia czasowe i kosztowe ich realizacji. Dodatkowo system umożliwia planowanie budżetu projektu: kosztów, wydatków, zwrotów z inwestycji. Fazy oraz zadania mogą zostać powiązane z dowolnymi elementami systemu: partnerem biznesowym, magazynem, produktem, płatnościami, walutą itp. Projekty usługowe wspomagają dodatkowo zarządzanie procesem negocjacji kontraktów oraz ofertami partnerów biznesowych. W ramach raportów dla każdego projektu jest obliczany jego koszt, zyskowność a także odnotowywany jest jego postęp.

Zarządzanie finansami

System został przystosowany przez firmę eVolpe do polskich warunków prawno-finansowych i umożliwia prowadzenie kompleksowej księgowości dla przedsiębiorstw. Główną jego zaletą jest ograniczenie powtórzeń operacji księgowych. Wpisy do księgi głównej generowane są na podstawie operacji przeprowadzanych na obszarze całego przedsiębiorstwa – w przypadku sprzedaży, magazynowania, zakupów itp. Użytkownik ma także możliwość manualnego wprowadzania wpisów. System pozwala także na kompleksowe zarządzanie należnościami i zobowiązaniami – kontrolę zestawień bankowych, wpłaty i wypłaty do kasy, zarządzanie płatnościami, ustalanie stawek oraz zobowiązań podatkowych itp. Zakładowy plan kont może zostać zdefiniowany zgodnie z preferencjami klienta. System umożliwia także generowanie bilansu, bilansu próbnego oraz rachunku zysków i strat. Szczegółowe raporty księgowe, tj. raport księgi głównej, raport podatkowy, bankowy, przepływów pieniężnych, środków trwałych itp. pozwalają na dokładną analizę sytuacji finansowej firmy.

Analityka biznesowa

Openbravo ERP nie jest jedynie systemem umożliwiającym gromadzenie danych – pozwala on także na przeprowadzenie analiz dowolnego obszaru firmy. Dokonanie analizy jest możliwe dzięki funkcjonalności generowania rozbudowanych raportów. Raporty te są tworzone w oparciu o dowolne dane i dowolne kryteria (np. „Wyświetl faktury sprzedaży tych partnerów biznesowych, którzy zakupili produkt X w okresie Y”). Oprócz wykorzystania standardowych raportów systemowych przedsiębiorstwo ma możliwość zdefiniowania własnych, które są wymagane do przeprowadzenia analiz zgodnych ze specyfiką jego funkcjonowania. Jest to bezsprzecznie podstawowe zagadnienie dla wspomagania procesu decyzyjnego przedsiębiorstwa oraz wyboru odpowiedniej strategii.

Standardowa funkcjonalność Openbravo ERP bez wątpienia umożliwia kompleksowe zarządzanie wszystkimi obszarami przedsiębiorstwa. Dzięki temu procesy biznesowe w nim zachodzące mogą zostać w pełni zoptymalizowane. Dodatkowo dobrze przemyślany przepływ informacji oraz powiązania pomiędzy danymi przyspieszają pracę użytkowników systemu, co jeszcze bardziej wpływa na usprawnienie funkcjonowania przedsiębiorstwa. Możliwość rozbudowy dzięki otwartemu kodowi programistycznemu oraz zastosowaniu nowoczesnych popularnych technologii znacznie upraszcza (a tym samym skraca) proces dostosowywania systemu do wymagań klienta. Zatem biorąc pod uwagę także i brak opłat licencyjnych za oprogramowanie, system Openbravo ERP jest zdecydowanie godnym uwagi rozwiązaniem informatycznym klasy ERP.

Artykuł został opublikowany na portalu erp-view.pl.

Dodatkową zaletą rozwiązania jest pełne wsparcie dla technologii REST Web Services (ang. Representational State Transfer). Za pomocą odpowiednich interfejsów programistycznych możliwy jest pełny dostęp do danych systemu. Dzięki temu istnieje możliwość rozszerzenia jego funkcjonalności poprzez integrację z innymi zewnętrznymi systemami.

W przeciwieństwie do architektur opartych na usługach (ang. Service Oriented Architecture), model REST bazuje na zasobach, którymi zarządzenie możliwe jest przy użyciu odpowiednich zapytań HTTP. Główne zalety podejścia z wykorzystaniem modelu REST to:

• wykorzystanie zapytań (GET, POST, PUT, DELETE itp.), które w pełni odwzorowują akcje modelu CRUD (ang. Create, Read, Update and Delete),
• łatwość implementacji i lekkość rozwiązania z punktu widzenia architektury,
• wsparcie dla identyfikacji i adresacji zasobów,
• możliwość wzajemnego powiązania zasobów lub zbiorów zasobów.

System Openbravo ERP wykorzystuje pojęcie obiektu biznesowego. W ogólności można przyjąć, że pod tym terminem kryje się typ jednostki danych wykorzystywany w biznesowych systemach informatycznych. Przykładowo, obiekt biznesowy może opisywać pojedyncze rekordy  (takie jak waluta, kraj itp.) lub bardziej rozbudowane struktury składające się z podrzędnych obiektów biznesowych. REST Web Services w Openbravo ERP pozwala na kompleksowe zarządzanie obiektami biznesowymi systemu.

Openbravo ERP umożliwia za pomocą odpowiedniego zapytania HTTP GET pobranie pliku XML reprezentującego:

• pojedynczy obiekt biznesowy – np. obiekt kraj o wartości ID równej 280 (Polska):
  http://localhost:8080/openbravo/ws/dal/Country/280
• listę obiektów biznesowych – np. listę wszystkich krajów:
  http://localhost:8080/openbravo/ws/dal/Country.

System pozwala również na wykonywanie standardowych zapytań umożliwiających filtrowanie, stronicowanie, sortowanie, także inne operacje związane z pobieraniem listy wyspecyfikowanych obiektów biznesowych, np.:

• lista krajów posortowana po wartościach iBANCode i regionName:
  http://localhost:8080/openbravo/ws/dal/Country?orderBy=iBANCode,regionName

• lista dziesięciu krajów posortowana po wartościach iBANCode i regionName począwszy od 19-go wyniku:
  http://localhost:8080/openbravo/ws/dal/Country?orderBy=iBANCode,regionName&firstResult=19&maxResult=10.

Dodatkowo REST Web Services w systemie Openbravo ERP wspiera technologię Hibernate Query Language. Dzięki temu możliwe jest tworzenie zaawansowanych zapytań z wykorzystaniem dodatkowych kryteriów, np. lista krajów, w których wartość currency równa się 102 a wartość iBANLength jest większy lub równy 23:
http://localhost:8080/openbravo/ws/dal/Country?where=currency=’102′ and iBANLength>=23.

Możliwa jest także manipulacja danymi poprzez ich wstawianie (POST, PUT) lub uaktualnianie (UPDATE). W obu przypadkach oprócz podania adresu HTTP obiektu biznesowego konieczne jest także dołączenie do nagłówka zapytania wiadomości w formacie XML odpowiadającej obiektowi biznesowemu lub grupie obiektów. Openbravo ERP udostępnia definicję w postaci XML Schema opisującą kompletny model danych wykorzystywany przez REST Web Services. Jest ona dostępna pod adresem:
http://localhost:8080/openbravo/ws/dal/schema.

Usuwanie obiektów biznesowych możliwe jest poprzez wysłanie zapytania DELETE, zawierającego adres HTTP wskazujący na dany obiekt wyznaczony do usunięcia.

W ogólności technologia REST Web Services pozwala na manipulowanie danymi z całego obszaru systemu za pomocą prostego interfejsu sieciowego bazującego na zapytaniach HTTP. Pozwala to na dowolną, a co najważniejsze szybką rozbudowę oraz modyfikację rozwiązania zgodnie z wymaganiami klienta.

Dzięki swoim założeniom licencyjnym otwarte produkty mogą być wykorzystywane przez dowolny podmiot do dowolnych celów. Brak opłat za użytkowanie oprogramowania oraz otwarty kod źródłowy sprawia, że coraz więcej przedsiębiorstw wybiera właśnie Open Source w celu redukcji kosztów ogólnych posiadania rozwiązania informatycznego. Otwarte systemy są z założenia wyjątkowo łatwe w konfiguracji oraz rozbudowie. W dostosowaniu systemu do potrzeb przedsiębiorstwa można także skorzystać ze wsparcia firmy konsultingowej, specjalizującej się we wdrożeniach danego produktu.

Nowa generacja systemów ERP

Jednym z liderów rynku darmowego oprogramowania ERP jest hiszpańska firma Openbravo. Dostarcza ona najbardziej dynamicznie rozwijający się system klasy ERP typu Open Source – Openbravo ERP. Innowacyjność modelu biznesowego firmy polega przede wszystkim na zrozumieniu aktualnych potrzeb dotyczących bezpośrednio właścicieli małych oraz średnich przedsiębiorstw. Openbravo ERP często jest jedyną możliwością przedsiębiorstw sektora MŚP na posiadanie systemu ERP. Powodem jest obniżenie kosztów ogólnych wdrożenia – w przypadku produktów typu Open Source przedsiębiorstwo nie ponosi opłat z tytułu użytkowania systemu. Opłacie podlega tylko proces wdrożenia (co ma miejsce również w przypadku rozwiązań komercyjnych). Z tego też powodu Openbravo ERP jest kierowany do właścicieli małych i średnich firm, mimo iż system może być z powodzeniem wykorzystywany przez duże korporacje.

Technologie

Openbravo ERP jest nowoczesnym technologicznie produktem. System został stworzony w oparciu o korporacyjną wersję środowiska Java (JEE) z wykorzystaniem kontenera Apache Tomcat. Oprogramowanie współpracuje z popularnymi systemami bazodanowymi – PostgreSQL oraz Oracle. Główną zaletą wyboru powyższych technologii jest niezależność od platformy programowo-sprzętowej – na funkcjonowanie systemu nie ma wpływu fakt czy jest on uruchamiany pod kontrolą systemu Linux czy też komercyjnym środowiskiem Unixowym lub Microsoft Windows. Biorąc pod uwagę dzisiejsze standardy rozproszonych aplikacji biznesowych, Openbravo ERP cechuje się również rozsądnymi wymaganiami sprzętowymi – zalecana konfiguracja dla instalacji przeznaczonej dla maksymalnie 20 użytkowników to procesor klasy Intel Xeon bądź Pentium IV oraz 2GB pamięci RAM. Zaletą wyboru platformy programistycznej Java jako środowiska uruchomieniowego jest możliwość wykorzystania wielu sprawdzonych komponentów i rozwiązań oferowanych deweloperom. Openbravo ERP korzysta m.in. z następujących rozwiązań: Hibernate w zakresie warstwy dostępu do danych, rozbudowany mechanizm serwlet’ów zaprojektowany w oparciu o popularną architekturę MVC, JasperReports do generowania raportów oraz Quartz ułatwiający zarządzanie planowaniem zadań do wykonania itp.

Rozbudowa

Jednak najistotniejszą zaletą jest możliwość dokonywania dowolnych modyfikacji systemu, aby został on w pełni dopasowany do procesów biznesowych zachodzących w przedsiębiorstwie. Zaleta ta wynika przede wszystkim ze wspomnianej otwartości kodu źródłowego – jednego z głównych założeń idei Open Source, oraz z nowoczesnej, skalowalnej architektury systemu. Wymogiem systemu klasy ERP jest otwartość na rozbudowę – Openbravo ERP jest na tyle elastycznym rozwiązaniem, że podstawowe operacje związane z tworzeniem interfejsu użytkownika czy modelem danych realizowane są z poziomu samego systemu. W przypadku konieczności przeprowadzenia złożonych modyfikacji, programista ma do dyspozycji środowisko programistyczne oparte na Eclipse oraz pakiecie Apache Ant. Pomocna jest także szczegółowa dokumentacja dla deweloperów dostępna na stronach Wiki projektu. Z tych powodów firma wdrożeniowa w stosunkowo krótkim czasie jest w stanie dokonać niezbędnej konfiguracji, a także rozbudowy systemu o dodatkową funkcjonalność (zgodnie z wymaganiami przedsiębiorstwa).

Jeżeli zatem przedsiębiorstwo obecnie posiada inne rozwiązanie informatyczne, ale z pewnych przyczyn zastanawia się nad jego zmianą, Openbravo ERP umożliwia szybką migrację danych poprzez wykonanie masowego importu.

Migracja danych

Openbravo ERP pozwala na masowy import danych odnośnie: partnerów biznesowych, produktów, kont, zamówień, budżetu oraz podatków. Import ten odbywa się w trzech krokach.

Krok 1: Zdefiniowanie schematu danych CSV

System umożliwia import danych wyłącznie o formacie CSV. Najpierw należy zatem zdefiniować ich schemat. W tym celu należy wybrać: Zarządzanie głównymi danymi > Import danych > Import schematu danych. Alternatywą jest także wykorzystanie (lub modyfikacja) schematów udostępnianych poprzez Openbravo.

Krok 2: Import pliku CSV do tabeli tymczasowej.

Po wyborze schematu pliku można dokonać importu właściwego pliku z danymi. W tym celu należy wybrać: Zarządzanie głównymi danymi > Import danych > Import pliku. Dane zostaną zapisane w tymczasowej tabeli, której pola zostały określone w schemacie danych.

Krok 3: Zakończenie importu

Wybierz: Zarządzanie głównymi danymi > Import danych > Import xxx (np. Import partnerów biznesowych, produktów). System wyświetli wartości wszystkich danych gotowych do importu. Po sprawdzeniu oraz kliknięciu Import xxx wszystkie rekordy tabeli tymczasowej zostaną dodane do bazy danych systemu i proces importu zostanie zakończony.

Integracja z innymi rozwiązaniami

Zdarzają się także sytuacje, w których przedsiębiorstwo posiada pewne rozwiązanie informatyczne i chce je nadal wykorzystywać, równolegle z Openbravo ERP. Twórcy Openbravo ERP włożyli sporo wysiłku w możliwość integracji systemu z innym oprogramowaniem. Programiści mają do dyspozycji szereg usług dostępnych jako Web Services – zarówno tradycyjnych, obsługiwanych przez protokół SOAP, jaki i opartych o architekturę REST (JSON REST oraz XML REST). Integracja zatem nie stanowi żadnego problemu – Openbravo ERP w łatwy sposób można połączyć z innymi rozwiązaniami, zachowując dzięki temu pełną spójność danych całego zaplecza informatycznego. System pozwala także na integrację z urządzeniami wspomagającymi zarządzanie produktami, tj.: skanerami kodów kreskowych, kolektorami danych, drukarkami etykiet itp. Architektura systemu została zaprojektowana w taki sposób, iż umożliwia integrację z dowolnymi urządzeniami wykorzystywanymi w przedsiębiorstwie.

Funkcjonalność

Openbravo ERP integruje wszystkie obszary działalności przedsiębiorstwa wspomagając przebieg jego procesów biznesowych. Standardowa funkcjonalność systemu obejmuje zarządzanie magazynem, produkcją, zamówieniami, sprzedażą i relacjami z klientem, projektami i usługami, finansami oraz planowanie zapotrzebowania materiałowego. Funkcjonalność Openbravo ERP nie odbiega od tej oferowanej przez liderów rynku komercyjnych systemów ERP. O niezawodności systemu świadczy także fakt, iż zdobył on zaufanie instytucji rządowych Hiszpanii oraz USA. Dzięki wykorzystaniu nowoczesnych technologii webowych, obsługiwany jest za pomocą dowolnej przeglądarki internetowej. Dodatkowo, przejrzysty interfejs sprawia, iż korzystanie z systemu nie stanowi problemu nawet dla początkujących użytkowników. Możliwość szybkiego przełączenie widoku pomiędzy listą dostępnych rekordów danego zagadnienia, a szczegółowymi informacjami o wybranym elemencie, pozwala na błyskawiczną nawigację. Dodatkowa optymalizacja wynika z zastosowania skrótów klawiszowych. W konsekwencji Openbravo ERP nie ustępuje w szybkości rozwiązaniom tradycyjnym. Głównym założeniem systemu jest także minimalizacja ilości wprowadzania tych samych danych. Oznacza to, iż raz wprowadzone informacje są na dalszym etapie wykorzystywane przez system, ilekroć występuje na nie zapotrzebowanie. Oprócz skrócenia czasu wykonywania operacji zmniejszane jest także ryzyko tzw. „błędu ludzkiego” (czyli sytuacji gdy informacje są błędnie zdefiniowane w systemie przez użytkownika) – im mniej razy dane są wprowadzane, tym mniejsze prawdopodobieństwo jego wystąpienia. Openbravo ERP udostępnia liczne narzędzia do analizy gromadzonych danych. Standardowo wbudowanych jest kilkadziesiąt raportów analitycznych Istnieje także możliwość zdefiniowania własnych, dowolnych raportów, bazujących na wybranych kryteriach. Kolejnym atutem jest możliwość generowania dowolnych dokumentów magazynowych, finansowych, sprzedażowych itp. (faktury zakupu i sprzedaży, pokwitowania odbioru i wysyłki itp.). System umożliwia definiowanie wyglądu dokumentów oraz danych w nich przedstawionych. Openbravo ERP posiada także własnego klienta poczty e-mail, system powiadomień i zaawansowanego (wielokryterialnego) wyszukiwania, a także kompleksowe zarządzanie uprawnieniami. Dodatkowo wszystkie moduły są zintegrowane z modułem finansowym, co pozwala na prowadzenie pełnej księgowości przedsiębiorstwa w oparciu o dane ze wszystkich działów.

Funkcjonalność oferowana przez system nie polega tylko na prowadzeniu kartoteki czy też spisu ewidencji produktów. Najistotniejszym aspektem są algorytmy wspomagające optymalne zarządzanie zasobami. Algorytmy te sugerują (na podstawie zgromadzonych danych) jaki rodzaj operacji i kiedy powinien zostać wykonany, aby procesy biznesowe – w tym także zarządzanie zapasami – przebiegały jak najefektywniej. Narzędzia optymalizacji dostępne są w module planowania zapotrzebowania materiałowego (MRP – Material Requierement Planning).

Dlaczego Openbravo ERP?

Rozwiązanie Openbravo ERP rozpoczęło nowy trend systemów klasy ERP. Jego twórcy udowodnili, iż nie trzeba ponosić wysokich opłat licencyjnych, aby korzystać z nowoczesnego, zaawansowanego oprogramowania wspomagającego zarządzanie przedsiębiorstwem. Zastosowanie nowoczesnych technologii sprawia, iż system jest wyjątkowo elastycznym produktem, co pozwala na dokonywanie nieograniczonych modyfikacji oraz tworzenie dodatkowych rozszerzeń, wspomagających jego działanie. Bazując na Openbravo ERP (oferującym z założenia podstawową funkcjonalność), można stworzyć produkt dedykowany całkowicie dopasowany do potrzeb przedsiębiorstwa. Korzyści takiego rozwiązania są oczywiste – ponieważ część funkcjonalności jest już zaimplementowana, czas stworzenia systemu (a co za tym idzie – koszt) ulega znacznej redukcji.

Artykuł został opublikowany w magazynie Linux+.

Główne funkcje systemów zarządzania dokumentami:

• Operacje podstawowe na dokumentach – tworzenie, edycja, kopiowanie, usuwanie,
• Organizacja – w obrębie systemu DMS dokumenty tworzone są w ścisłej hierarchii oraz grupowane za pomocą katalogów,
• Klasyfikacja – każdy dokument może zostać opisany za pomocą tagów; pozwala to na przydzielenie dokumentów do odpowiednich kategorii, co ułatwia ich późniejsze wyszukiwanie,
• System wersjonowania – system przechowuje każdą wersję dokumentu, począwszy od jego utworzenia; pozwala to na podgląd historii zmian oraz powrót do dowolnej wersji,
• Zarządzanie obiegiem dokumentów (Workflow) – system DMS umożliwia tworzenie łańcucha użytkowników, którzy są odpowiedzialni za wykonanie określonych zadań związanych z dokumentem (prace projektowe, recenzje) w ustalonej kolejności,
• Archiwizacja – jeżeli dane nie będą już wykorzystywane w systemie, mogą zostać zarchiwizowane; archiwizacja pozwala na przeprowadzenie audytu
• System powiadomień o zmianach w dokumencie – każdy użytkownik ma możliwość otrzymywania powiadomień (za pomocą poczty e-mail lub z poziomu systemu) o zmianach w interesującym go dokumencie.

System DMS stanowi często jeden z modułów systemu ECM. Daje to użytkownikom dodatkowe korzyści, np. narzędzia wspomagające pracę grupową nad konkretnym dokumentem tj. wiki, forum, blogi. System DMS jest alternatywą dla przechowywania dokumentów w tradycyjnej postaci – przyspiesza ich wyszukiwanie, proces recenzji, zapobiega zagubieniu a także zaoszczędza przestrzeń.

„CRM jest strategią biznesową polegającą na selekcjonowaniu i zarządzaniu klientami w celu optymalizacji długoterminowych korzyści. CRM wymaga wprowadzenia filozofii i kultury biznesu skierowanej “na klienta”, zapewniającej efektywne procesy marketingu, sprzedaży i serwisu.” (BizReporter)

W odróżnieniu od standardowych rozwiązań wspomagających zarządzanie firmą, aplikacje wspomagające zarządzanie relacjami z klientem koncentrują się przede wszystkim na nim – klient jest najważniejszy w całym procesie sprzedaży. Ponadto systemy CRM gromadzą informacje, które nie dają się zapisać w postaci liczb.

Obecnie rynek oferuje różnorodne systemy klasy CRM – zarówno komercyjne rozwiązania „z pudełka” („out-of-box”), jak i systemy dedykowane, tworzone od podstaw na specjalne zamówienie klienta. Kolejną alternatywą jest otwarte oprogramowanie (Open Source). Zakłada ono istnienie swobodnego dostępu do systemów informatycznych bez konieczności uiszczania jakichkolwiek opłat. Oznacza to, iż praktycznie każdy ma prawo do legalnego oraz darmowego uruchamiania, kopiowania, rozpowszechniania, analizowania, modyfikowania, a także ulepszania i rozbudowy udostępnianych produktów. Open Source ma sporo do zaoferowania w zakresie systemów wspomagających zarządzanie relacjami z klientem. Z tego powodu w ostatnim czasie coraz więcej ogólnoświatowych korporacji decyduje się na darmowe rozwiązania CRM, udostępniane na zasadach licencji Open Source. Głównym powodem takiego wyboru jest redukcja kosztów nabycia nowego oprogramowania. Do najbardziej znanych korporacji wykorzystujących rozwiązania CRM typu Open Source należą: Coca-Cola, Toyota, FUJIFILM, Loomis, Kia Motors, Axa i wiele innych.

Wykorzystanie otwartego oprogramowania zamiast jego komercyjnego odpowiednika niesie ze sobą szereg zalet. Przede wszystkim, zgodnie z ideą Open Source, użytkowanie otwartych rozwiązań jest wolne od opłat licencyjnych. Dodatkowo wraz z rozwiązaniem udostępniony jest kod źródłowy oprogramowania, co umożliwia jego dowolną modyfikację. Dzięki temu system może zostać w pełni dostosowany do procesów biznesowych zachodzących w przedsiębiorstwie oraz specyficznych wymagań klienta. Otwarte rozwiązania posiadają jeszcze jedną istotną zaletę – dzięki wykorzystaniu powszechnie znanych technologii oraz przejrzystości kodu można je w łatwy sposób łączyć z innymi systemami. Pozwala to na integrację całego zaplecza informatycznego przedsiębiorstwa, dzięki czemu nie ma problemów ze spójnością danych czy też podwójną pracą użytkowników.

Bezsprzecznym liderem systemów klasy CRM typu Open Source jest SugarCRM. Prace nad jego rozwojem trwają nieprzerwanie od 2004 roku. Należy on do produktów typu Commercial Open Source. Idea Commercial Open Source polega na tym, iż dostawca oferuje zarówno darmowe wersje produktów (zawierające podstawową funkcjonalność), jak i wersje odpłatne (posiadające także funkcjonalność dodatkową). Darmowa wersja systemu (SugarCRM Community) może zostać pobrana, zainstalowana oraz użytkowana bez konieczności uiszczania dodatkowych opłat. Klient może sam zdecydować, czy w jego przypadku bardziej korzystne jest zakupienie wersji licencjonowanej, czy też dostosowanie bezpłatnej wersji SugarCRM Community. Sam proces wdrożenia systemu wymaga zarówno wiedzy biznesowej, jak i znajomości specyficznych zagadnień technicznych. Dlatego też najkorzystniejszym rozwiązaniem jest z reguły pomoc firmy zewnętrznej, specjalizującej się we wdrożeniach SugarCRM. Powód tego jest prosty – firma zewnętrzna przeprowadza wdrożenie z pomocą doświadczonych ekspertów, którzy znacznie szybciej i z większą precyzją są w stanie dopasować system do potrzeb przedsiębiorstwa.

Funkcjonalność standardowej wersji SugarCRM jest idealnym rozwiązaniem dla sektora małych i średnich przedsiębiorstw (po dokonaniu odpowiednich konfiguracji). Pozwala ona m.in. na: kompleksowe zarządzanie relacjami z klientami (namiarami, kontaktami, kontrahentami oraz partnerami biznesowymi), zarządzanie szansami sprzedażowymi oraz procesem sprzedaży, zarządzanie projektami wewnętrznymi oraz zewnętrznymi, a także zarządzanie kampaniami reklamowymi (marketing mailingowy). Kolejną zaletą systemu są liczne narzędzia do tworzenia raportów, analizy sprzedaży, rezultatów kampanii marketingowych oraz przyjętych strategii. Zgodnie z ideą Open Source, SugarCRM może zostać całkowicie dopasowany do specyficznej branży przedsiębiorstwa. Może on także stanowić produkt bazowy systemu dedykowanego dla klienta – standardowa funkcjonalność SugarCRM może zostać dowolnie rozszerzona, zgodnie ze specyficznymi wymaganiami klienta. Pozwala to zaoszczędzić czas oraz (w konsekwencji) koszty przedsięwzięcia.

Rozwiązania CRM typu Open Source stanowią z pewnością ciekawą alternatywę dla swoich komercyjnych odpowiedników. SugarCRM osiągnął pozycję lidera otwartych systemów CRM nie bez przyczyny. Przede wszystkim został on zaprojektowany w oparciu o nowoczesne technologie webowe, dzięki czemu dostęp do niego odbywa się za pomocą dowolnej przeglądarki internetowej. Jego wymagania sprzętowe są stosunkowo niewielkie, a intuicyjny interfejs użytkownika pozwala na prostą i bezproblemową obsługę systemu. Dodatkowo istnieje możliwość integracji rozwiązania z popularnym oprogramowaniem biurowym (Microsoft Office oraz OpenOffice). Zainteresowanie systemem przez światowe korporacje oraz liczne instytucje państwowe i rządowe na całym świecie stanowi najlepszy dowód na jego niezawodność. Zatem warto się zastanowić nad wyborem pomiędzy rozwiązaniem komercyjnym a otwartym, biorąc pod uwagę szeroką gamę funkcjonalności i możliwościach oferowanych przez SugarCRM.

Artykuł został opublikowany przez portal erp-view.pl

System ECM, tłumaczony na język polski jako system pracy grupowej, jest jednym z wielu zagadnień związanych z zarządzaniem danymi (ang. Content Management). W rzeczywistości pojęcie ECM zapewnia użytkownikom znacznie bardziej rozbudowaną funkcjonalność i więcej funkcjonalności niż tylko zarządzanie danymi przedsiębiorstwa. Nie jest to tylko zamknięty produkt, ale także sposób strategii i organizacji korzystania z dostępnych informacji. Produkt do zarządzania danymi staje się systemem klasy ECM, jeżeli tradycyjna funkcjonalność z zakresu zarządzania danymi (m.in. tradycyjne archiwum, zarządzanie dokumentami, obieg dokumentów), jest połączona z komponentami webowymi. Aczkolwiek idea ECM nie polega tylko na dodatkowym wykorzystaniu technologii webowych. System ECM przede wszystkim umożliwia zarządzanie ustrukturyzowanymi oraz nieustrukturyzowanymi informacjami przedsiębiorstwa. Udostępnia on też mechanizmy wspomagające zarządzanie danymi, takie jak automatyczna klasyfikacja informacji, profilowanie oraz zapis operacji webowych itp.

Trzy kluczowe założenia systemów klasy ECM to:

• Warstwa pośrednia – system klasy ECM z założenia rozwiązuje problemy z ograniczeniami systemów o architekturze „wysp”. Duży nacisk kładziony jest na możliwość integracji z innymi aplikacjami. ECM oferuje infrastrukturę opartą o technologie webowe. Może być wykorzystywany jako dodatkowa platforma wspomagająca funkcjonowanie systemów wielostanowiskowych oraz systemów o architekturze klient/serwer.
• Niezależne komponenty – funkcjonalność systemu jest udostępniana jako niezależne usługi, która może być wykorzystana z poziomu dowolnych aplikacji przedsiębiorstwa. Pozwala to na uniknięcie zbędnych, drogich i trudnych w utrzymaniu równoległych funkcji. Z uwagi na niezależność i odseparowanie usług, standard interfejsów umożliwiających ich komunikację gra kluczową rolę w przypadku systemów ECM.
• Centralne repozytorium dla wszystkich typów informacji – ECM zapewnia hurtownię danych, która gromadzi informacje dotyczące przedsiębiorstwa w repozytorium o jednolitej strukturze. Pozwala to eliminację problemów związanych z nadmiernością oraz spójnością informacji. Wszystkie aplikacje przedsiębiorstwa dostarczają dane do jednego repozytorium, co w konsekwencji zapewnia każdej z nich dostęp do dowolnych informacji.

ECM to zbiór komponentów oraz technologii, które ze względu na oferowaną funkcjonalność dzielą się na 5 kategorii:

• Przechwytywanie,
• Zarządzanie,
• Gromadzenie,
• Dostarczanie,
• Długoterminowa archiwizacja danych.

Tradycyjne moduły systemu ECM to:

• DM (Document Management) – zarządzanie dokumentami,
• Collaboration – narzędzia współpracy grupowej,
• WCM (Web Content Management) – zarządzanie treścią strony internetowej,
• RM (Records Management) – archiwizacja danych,
• Workflow/BPM – obieg dokumentów/zarządzanie procesami biznesowymi.

System ECM

Moduły do zarządzania danymi mogą być używane w dowolnych kombinacjach i łączą się także z przechwytywaniem, gromadzeniem, dostarczaniem oraz archiwizacją.

DM, Collaboration, WCM, Workflow i BPM służą do zarządzania dynamiczną częścią cyklu życia danych. Natomiast RM odpowiada za archiwizację i zabezpieczenie danych, które nie zostaną już zmienione (są one wykorzystywane w przypadku przeprowadzania audytu).

Z okazji Świąt Bożego Narodzenia chcielibyśmy życzyć wszystkim dużo szczęścia oraz optymizmu i radości na co dzień. Ponadto samych sukcesów i wytrwałości w każdej dziedzinie życia

eVolpe Consulting Group

Open Source, czyli otwarte oprogramowanie, oparte jest na idei wolnego oprogramowania. Zakłada ona istnienie swobodnego dostępu do oprogramowania dla wszystkich jego uczestników. Oznacza to, iż praktycznie każdy ma prawo do legalnego oraz darmowego uruchamiania, kopiowania, rozpowszechniania, analizowania, modyfikowania oraz ulepszania i rozbudowy istniejących produktów. Do niedawna twórcy produktów Open Source kojarzeni byli raczej z anonimowymi grupami osób, a ich produkty nie wzbudzały zaufania.

Obecnie czasy się zmieniły, a idea Open Source zdobywa coraz więcej zwolenników. Oprogramowanie tworzone jest także przez wielkie korporacje, które już zdobyły zaufanie użytkowników swoich produktów. Ponieważ coraz więcej osób jest także zainteresowanych współpracą nad tworzeniem wspólnego oprogramowania, aplikacje Open Source rozwijają się niezwykle dynamicznie.  Co więcej, idea otwartego oprogramowania ma także sporo do zaoferowania światowi biznesu. Darmowe systemy wspomagające zarządzanie przedsiębiorstwem o dowolnej branży zyskują uznanie i zaufanie u coraz większej liczby zadowolonych klientów. Czy zatem warto zaufać produktom typu Open Source?

Zdecydowanie tak. Ich pierwszą niepodważalną zaletą jest niezawodność.  Otwarte oprogramowanie oznacza zwiększone bezpieczeństwo – ponieważ kod źródłowy jest wystawiany na widok publiczny, jego użytkownicy sprawdzają go z ekstremalną wręcz dokładnością. Błędy są natychmiastowo wykrywane i poprawiane. Z tego powodu niezawodność aplikacji Open Source jest bardzo wysoka w porównaniu do zamkniętych, własnościowych programów. Obala to mit rzekomego braku profesjonalizmu otwartego oprogramowania.

Kolejnym argumentem przemawiającym za oprogramowaniem Open Source jest jego dynamika rozwoju. Zgodnie z główną ideą, programiści z całego świata mogą za pośrednictwem Internetu uczestniczyć w procesie ulepszania produktu. Dzięki temu jest on błyskawicznie rozbudowywany o dodatkową funkcjonalność, a napotkane błędy są natychmiastowo identyfikowane i poprawiane. Z tego powodu wytwarzany produkt jest w efekcie lepszy niż tradycyjny zamknięty model. Zamknięte oprogramowanie charakteryzuje się tym, iż zaledwie określona grupa programistów ma wgląd w kod źródłowy. Wszyscy inni natomiast zmuszeni są korzystać z gotowych, uniemożliwiających wszelką modyfikację aplikacji.

Najistotniejszą zaletą z punktu widzenia docelowego nabywcy oprogramowania jest z pewnością zmniejszenie kosztów ogólnych wdrożenia projektu. Spowodowane jest to brakiem jakichkolwiek opłat licencyjnych. Praktycznie każdy może pobrać i użytkować wybraną aplikację. Oczywiście najbezpieczniej i najszybciej jest skorzystać w tym przypadku z usług firmy specjalizującej się we wdrożeniach wybranego produktu. Nie zmienia to jednak faktu, że wykorzystanie rozwiązań typu Open Source w konsekwencji znacznie zmniejsza wydatki nabywcy – w przypadku rozwiązań komercyjnych płaci on i za wdrożenie i za licencję na użytkowanie wybranego oprogramowania.

Kolejną interesującą zaletą oprogramowania typu Open Source jest niezależność od usługodawcy. Nie jesteś zadowolony z usług obecnej firmy? Nie ma problemu – praktycznie każdy programista specjalizujący się w technologii, w której stworzona jest dana aplikacja może świadczyć dalsze usługi dla Twojego przedsiębiorstwa.

A co w przypadku, gdy wdrożone oprogramowanie przestaje spełniać aktualne wymagania rynku? Nic prostszego – Open Source gwarantuje stały, darmowy dostęp do najnowszych aktualizacji, które – z uwagi na dynamikę rozwiązań – tworzone są bardzo często.

Pozostaje zatem ostatnie pytanie – dlaczego właściwie istnieje taki ruch jak Open Source i kto ma interes w tym, żeby udostępniać za darmo owoce swojej ciężkiej pracy? Wszystko zaczęło się od prostego założenia wolnego oprogramowania, czyli możliwości swobodnego dostępu do kodu źródłowego oraz współpracy nad nim przez wielu programistów z dowolnego miejsca na świecie. Brzmi to nieco nierealnie z uwagi na komercyjny charakter obecnych czasów, jednak w jakimś stopniu idea ta ma sens. Jeżeli komuś zależy na szybkim rozwoju oraz weryfikacji swojego produktu, może on udostępnić swój kod i poprosić innych o wsparcie. Dzięki temu jego aplikacja zostanie rozbudowana nieporównywalnie szybciej. I tak właśnie się dzieje również w przypadku kompleksowych systemów i korporacji. Kolejnym zyskiem firm oferujących otwarte oprogramowanie mogą być oczywiście usługi wdrożeniowe, konsultingowe oraz szkolenia w zakresie danego produktu.

Zatem Open Source nie jest nierealnym wymysłem grupki anonimowych, niedoświadczonych osób czy też firm. Jest to nowy sposób na niezawodne, wysokie jakościowo oraz korzystne cenowo oprogramowanie, którego idei przyświeca wspólne dążenie do określonego celu tak, aby każdy odniósł jak największy sukces. Z racji tego, że coraz więcej użytkowników widzi korzyści, jakie wynikają zarówno z biernego jak i czynnego uczestnictwa w rozbudowie otwartego oprogramowania, można śmiało uznać, że Open Source jest przyszłością wszelkich rozwiązań informatycznych.

Struktura bloga została podzielona na trzy części, dzięki czemu z łatwością będziesz mógł śledzić interesujące Cię zagadnienia. Kategoria Aktualności zawiera informacje o aktualnych działaniach oraz ofercie naszej firmy. Jeżeli interesują Cię najnowsze technologie informatyczne i ich wykorzystanie w świecie biznesu, zapraszamy do kategorii Technologie. Z kolei w kategorii Artykuły poruszane są kwestie obecnych trendów w biznesie.

Na blogu znajdziesz także przydatne linki, które pozwolą Ci poszerzyć wiedzę na temat konkretnych rozwiązań informatycznych wspomagających funkcjonowanie przedsiębiorstw.