System DMS (Document Management System)

System DMS (Document Management System) tłumaczony jest na język polski jako system zarządzania dokumentami. W ogólności są to narzędzia informatyczne, służące do organizowania, zarządzania i przetwarzania dokumentów. Użytkownicy systemu DMS mają możliwość wspólnego dostępu, gromadzenia oraz modyfikacji dokumentów należących do centralnego repozytorium.

Główne funkcje systemów zarządzania dokumentami:

  • Operacje podstawowe na dokumentach – tworzenie, edycja, kopiowanie, usuwanie,
  • Organizacja – w obrębie systemu DMS dokumenty tworzone są w ścisłej hierarchii oraz grupowane za pomocą katalogów,
  • Klasyfikacja – każdy dokument może zostać opisany za pomocą tagów; pozwala to na przydzielenie dokumentów do odpowiednich kategorii, co ułatwia ich późniejsze wyszukiwanie,
  • System wersjonowania – system przechowuje każdą wersję dokumentu, począwszy od jego utworzenia; pozwala to na podgląd historii zmian oraz powrót do dowolnej wersji,
  • Zarządzanie obiegiem dokumentów (Workflow) – system DMS umożliwia tworzenie łańcucha użytkowników, którzy są odpowiedzialni za wykonanie określonych zadań związanych z dokumentem (prace projektowe, recenzje) w ustalonej kolejności,
  • Archiwizacja – jeżeli dane nie będą już wykorzystywane w systemie, mogą zostać zarchiwizowane; archiwizacja pozwala na przeprowadzenie audytu
  • System powiadomień o zmianach w dokumencie – każdy użytkownik ma możliwość otrzymywania powiadomień (za pomocą poczty e-mail lub z poziomu systemu) o zmianach w interesującym go dokumencie.

System DMS stanowi często jeden z modułów systemu ECM. Daje to użytkownikom dodatkowe korzyści, np. narzędzia wspomagające pracę grupową nad konkretnym dokumentem tj. wiki, forum, blogi. System DMS jest alternatywą dla przechowywania dokumentów w tradycyjnej postaci – przyspiesza ich wyszukiwanie, proces recenzji, zapobiega zagubieniu a także zaoszczędza przestrzeń.

Kategoria: Baza wiedzy autor: Magdalena Ziębińska dnia 27 Kwiecień 2010 Brak komentarzy » Tagi: , , , , ,

System ECM (Enterprise Content Management)

Oficjalna definicja systemu klasy ECM (Enterprise Content Management) została sformułowana w 2005 roku przez AIIM – globalne stowarzyszenie dla użytkowników oraz dostawców oprogramowania ECM. Wg tej definicji system ECM to strategie, metody oraz narzędzia stosowane do przechwytywania, zarządzania, gromadzenia, archiwizacji oraz dostarczania dokumentów i innych danych (ze wszystkich obszarów przedsiębiorstwa), niezbędnych do wykonywania procesów organizacyjnych zachodzących w przedsiębiorstwie. Narzędzia i strategie ECM pozwalają na zarządzanie nieustrukturyzowanymi informacjami, niezależnie od ich lokalizacji.

System ECM, tłumaczony na język polski jako system pracy grupowej, jest jednym z wielu zagadnień związanych z zarządzaniem danymi (ang. Content Management). W rzeczywistości pojęcie ECM zapewnia użytkownikom znacznie bardziej rozbudowaną funkcjonalność i więcej funkcjonalności niż tylko zarządzanie danymi przedsiębiorstwa. Nie jest to tylko zamknięty produkt, ale także sposób strategii i organizacji korzystania z dostępnych informacji. Produkt do zarządzania danymi staje się systemem klasy ECM, jeżeli tradycyjna funkcjonalność z zakresu zarządzania danymi (m.in. tradycyjne archiwum, zarządzanie dokumentami, obieg dokumentów), jest połączona z komponentami webowymi. Aczkolwiek idea ECM nie polega tylko na dodatkowym wykorzystaniu technologii webowych. System ECM przede wszystkim umożliwia zarządzanie ustrukturyzowanymi oraz nieustrukturyzowanymi informacjami przedsiębiorstwa. Udostępnia on też mechanizmy wspomagające zarządzanie danymi, takie jak automatyczna klasyfikacja informacji, profilowanie oraz zapis operacji webowych itp.

Trzy kluczowe założenia systemów klasy ECM to:

  • Warstwa pośrednia – system klasy ECM z założenia rozwiązuje problemy z ograniczeniami systemów o architekturze „wysp”. Duży nacisk kładziony jest na możliwość integracji z innymi aplikacjami. ECM oferuje infrastrukturę opartą o technologie webowe. Może być wykorzystywany jako dodatkowa platforma wspomagająca funkcjonowanie systemów wielostanowiskowych oraz systemów o architekturze klient/serwer.
  • Niezależne komponenty – funkcjonalność systemu jest udostępniana jako niezależne usługi, która może być wykorzystana z poziomu dowolnych aplikacji przedsiębiorstwa. Pozwala to na uniknięcie zbędnych, drogich i trudnych w utrzymaniu równoległych funkcji. Z uwagi na niezależność i odseparowanie usług, standard interfejsów umożliwiających ich komunikację gra kluczową rolę w przypadku systemów ECM.
  • Centralne repozytorium dla wszystkich typów informacji – ECM zapewnia hurtownię danych, która gromadzi informacje dotyczące przedsiębiorstwa w repozytorium o jednolitej strukturze. Pozwala to eliminację problemów związanych z nadmiernością oraz spójnością informacji. Wszystkie aplikacje przedsiębiorstwa dostarczają dane do jednego repozytorium, co w konsekwencji zapewnia każdej z nich dostęp do dowolnych informacji.

ECM to zbiór komponentów oraz technologii, które ze względu na oferowaną funkcjonalność dzielą się na 5 kategorii:

  • Przechwytywanie,
  • Zarządzanie,
  • Gromadzenie,
  • Dostarczanie,
  • Długoterminowa archiwizacja danych.

Tradycyjne moduły systemu ECM to:

  • DM (Document Management) – zarządzanie dokumentami,
  • Collaboration – narzędzia współpracy grupowej,
  • WCM (Web Content Management) – zarządzanie treścią strony internetowej,
  • RM (Records Management) – archiwizacja danych,
  • Workflow/BPM – obieg dokumentów/zarządzanie procesami biznesowymi.

System ECM

System ECM

Moduły do zarządzania danymi mogą być używane w dowolnych kombinacjach i łączą się także z przechwytywaniem, gromadzeniem, dostarczaniem oraz archiwizacją.

DM, Collaboration, WCM, Workflow i BPM służą do zarządzania dynamiczną częścią cyklu życia danych. Natomiast RM odpowiada za archiwizację i zabezpieczenie danych, które nie zostaną już zmienione (są one wykorzystywane w przypadku przeprowadzania audytu).

Kategoria: Baza wiedzy autor: Magdalena Ziębińska dnia 30 Marzec 2010 Brak komentarzy » Tagi: , , , ,

Wesołych Świąt!

eVolpe Wesołych Świąt

Z okazji Świąt Bożego Narodzenia chcielibyśmy życzyć wszystkim dużo szczęścia oraz optymizmu i radości na co dzień. Ponadto samych sukcesów i wytrwałości w każdej dziedzinie życia :)

eVolpe Consulting Group

Kategoria: Aktualności autor: Magdalena Ziębińska dnia 24 Grudzień 2009 Brak komentarzy »

Open Source – przyszłość oprogramowania?

Rozwiązania typu Open Source stają się coraz bardziej popularnym zagadnieniem w środowisku informatycznym. Dynamiczny rozwój darmowych aplikacji z otwartym kodem spędza sen z powiek dostawców płatnego, licencjonowanego oprogramowania. Jednak docelowi użytkownicy w dalszym ciągu zastanawiają się czy warto zaufać produktom Open Source i dlaczego właściwie ktoś udostępnia swoją pracę za darmo.

Open Source, czyli otwarte oprogramowanie, oparte jest na idei wolnego oprogramowania. Zakłada ona istnienie swobodnego dostępu do oprogramowania dla wszystkich jego uczestników. Oznacza to, iż praktycznie każdy ma prawo do legalnego oraz darmowego uruchamiania, kopiowania, rozpowszechniania, analizowania, modyfikowania oraz ulepszania i rozbudowy istniejących produktów. Do niedawna twórcy produktów Open Source kojarzeni byli raczej z anonimowymi grupami osób, a ich produkty nie wzbudzały zaufania.

Obecnie czasy się zmieniły, a idea Open Source zdobywa coraz więcej zwolenników. Oprogramowanie tworzone jest także przez wielkie korporacje, które już zdobyły zaufanie użytkowników swoich produktów. Ponieważ coraz więcej osób jest także zainteresowanych współpracą nad tworzeniem wspólnego oprogramowania, aplikacje Open Source rozwijają się niezwykle dynamicznie.  Co więcej, idea otwartego oprogramowania ma także sporo do zaoferowania światowi biznesu. Darmowe systemy wspomagające zarządzanie przedsiębiorstwem o dowolnej branży zyskują uznanie i zaufanie u coraz większej liczby zadowolonych klientów. Czy zatem warto zaufać produktom typu Open Source?

Zdecydowanie tak. Ich pierwszą niepodważalną zaletą jest niezawodność.  Otwarte oprogramowanie oznacza zwiększone bezpieczeństwo – ponieważ kod źródłowy jest wystawiany na widok publiczny, jego użytkownicy sprawdzają go z ekstremalną wręcz dokładnością. Błędy są natychmiastowo wykrywane i poprawiane. Z tego powodu niezawodność aplikacji Open Source jest bardzo wysoka w porównaniu do zamkniętych, własnościowych programów. Obala to mit rzekomego braku profesjonalizmu otwartego oprogramowania.

Kolejnym argumentem przemawiającym za oprogramowaniem Open Source jest jego dynamika rozwoju. Zgodnie z główną ideą, programiści z całego świata mogą za pośrednictwem Internetu uczestniczyć w procesie ulepszania produktu. Dzięki temu jest on błyskawicznie rozbudowywany o dodatkową funkcjonalność, a napotkane błędy są natychmiastowo identyfikowane i poprawiane. Z tego powodu wytwarzany produkt jest w efekcie lepszy niż tradycyjny zamknięty model. Zamknięte oprogramowanie charakteryzuje się tym, iż zaledwie określona grupa programistów ma wgląd w kod źródłowy. Wszyscy inni natomiast zmuszeni są korzystać z gotowych, uniemożliwiających wszelką modyfikację aplikacji.

Najistotniejszą zaletą z punktu widzenia docelowego nabywcy oprogramowania jest z pewnością zmniejszenie kosztów ogólnych wdrożenia projektu. Spowodowane jest to brakiem jakichkolwiek opłat licencyjnych. Praktycznie każdy może pobrać i użytkować wybraną aplikację. Oczywiście najbezpieczniej i najszybciej jest skorzystać w tym przypadku z usług firmy specjalizującej się we wdrożeniach wybranego produktu. Nie zmienia to jednak faktu, że wykorzystanie rozwiązań typu Open Source w konsekwencji znacznie zmniejsza wydatki nabywcy – w przypadku rozwiązań komercyjnych płaci on i za wdrożenie i za licencję na użytkowanie wybranego oprogramowania.

Kolejną interesującą zaletą oprogramowania typu Open Source jest niezależność od usługodawcy. Nie jesteś zadowolony z usług obecnej firmy? Nie ma problemu – praktycznie każdy programista specjalizujący się w technologii, w której stworzona jest dana aplikacja może świadczyć dalsze usługi dla Twojego przedsiębiorstwa.

A co w przypadku, gdy wdrożone oprogramowanie przestaje spełniać aktualne wymagania rynku? Nic prostszego – Open Source gwarantuje stały, darmowy dostęp do najnowszych aktualizacji, które – z uwagi na dynamikę rozwiązań – tworzone są bardzo często.

Pozostaje zatem ostatnie pytanie – dlaczego właściwie istnieje taki ruch jak Open Source i kto ma interes w tym, żeby udostępniać za darmo owoce swojej ciężkiej pracy? Wszystko zaczęło się od prostego założenia wolnego oprogramowania, czyli możliwości swobodnego dostępu do kodu źródłowego oraz współpracy nad nim przez wielu programistów z dowolnego miejsca na świecie. Brzmi to nieco nierealnie z uwagi na komercyjny charakter obecnych czasów, jednak w jakimś stopniu idea ta ma sens. Jeżeli komuś zależy na szybkim rozwoju oraz weryfikacji swojego produktu, może on udostępnić swój kod i poprosić innych o wsparcie. Dzięki temu jego aplikacja zostanie rozbudowana nieporównywalnie szybciej. I tak właśnie się dzieje również w przypadku kompleksowych systemów i korporacji. Kolejnym zyskiem firm oferujących otwarte oprogramowanie mogą być oczywiście usługi wdrożeniowe, konsultingowe oraz szkolenia w zakresie danego produktu.

Zatem Open Source nie jest nierealnym wymysłem grupki anonimowych, niedoświadczonych osób czy też firm. Jest to nowy sposób na niezawodne, wysokie jakościowo oraz korzystne cenowo oprogramowanie, którego idei przyświeca wspólne dążenie do określonego celu tak, aby każdy odniósł jak największy sukces. Z racji tego, że coraz więcej użytkowników widzi korzyści, jakie wynikają zarówno z biernego jak i czynnego uczestnictwa w rozbudowie otwartego oprogramowania, można śmiało uznać, że Open Source jest przyszłością wszelkich rozwiązań informatycznych.

Kategoria: Artykuły autor: Magdalena Ziębińska dnia 4 Grudzień 2009 Brak komentarzy » Tagi: ,

Witamy!

Witamy serdecznie na blogu firmy eVolpe Consulting Group. Głównym powodem jego utworzenia jest możliwość przybliżenia naszym klientom charakteru działalności naszej firmy oraz idei oferowanych przez nas rozwiązań informatycznych. Ponadto blog ten jest także przeznaczony dla osób zainteresowanych aktualnym rynkiem darmowych systemów informatycznych dla małych i średnich przedsiębiorstw.

Struktura bloga została podzielona na trzy części, dzięki czemu z łatwością będziesz mógł śledzić interesujące Cię zagadnienia. Kategoria Aktualności zawiera informacje o aktualnych działaniach oraz ofercie naszej firmy. Jeżeli interesują Cię najnowsze technologie informatyczne i ich wykorzystanie w świecie biznesu, zapraszamy do kategorii Technologie. Z kolei w kategorii Artykuły poruszane są kwestie obecnych trendów w biznesie.

Na blogu znajdziesz także przydatne linki, które pozwolą Ci poszerzyć wiedzę na temat konkretnych rozwiązań informatycznych wspomagających funkcjonowanie przedsiębiorstw.

Kategoria: Aktualności autor: Magdalena Ziębińska dnia 3 Grudzień 2009 Brak komentarzy » Tagi: